Тема 6. Технологии электронного документооборота

В крупных компаниях, которым свойственен большой объем неформализованных документов и есть сложности интеграции с унаследованными прикладными системами, остро стоит необходимость снизить участие человека в рутинных операциях и уменьшить долю ошибок, связанных с ручной обработкой информации. Компонент интеллектуальной подготовки — комплексный инструмент, позволяющий распознавать текст любого формата, классифицировать документы с высокой точностью и с помощью алгоритмов машинного обучения извлекать требуемые данные для импорта в прикладные системы; программный робот для исполнения рутинных операций вместо человека, а также для интеграции с прикладными ИС через пользовательские интерфейсы. Преимущества робота в том, что его действия всегда подконтрольны, он сокращает время выполнения задач, не снижая при этом эффективности, а также легко перенастраивается. Для повышения качества и точности работы используются методы машинного зрения и обучения, алгоритмизированные сценарии или искусственный интеллект ; взаимодействие пользователя с системой через корпоративный мессенджер с помощью чат-ботов. Использование чат-ботов предоставляет пользователю привычный интерфейс мессенджера для взаимодействия с ИС из любого места и на естественном языке, без необходимости осваивать сложные мобильные приложения. Чат-бот делает обработку электронных документов более интерактивной, геймифицирует задачи, снижая стресс пользователей. Внедрение СМАРТ ЭДО позволяет уменьшить нагрузку на сотрудников, количество ошибок, стоимость внедрения изменений, а также улучшает качество работы пользователей и ускоряет обработку документов.

«Логика: АРХИВ»

Электронный документооборот организации - обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов. Для каждого из пользователей ведутся индивидуальные списки доступной адресации при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при прохождении документа. Система автоматически отслеживает и сопоставляет плановые нормативные и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры.

Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить — кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе. В платформе - реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки.

«Логика бизнеса » позиционируется на рынке как доверенный Ведет масштабные проекты по созданию электронных хранилищ компонента может поставляться в составе продуктов линейки IRM DOC или самостоятельно.

Маршрутизация и контроль исполнения документов Данные функции востребованы, как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками и контролировать исполнение поручений по документам. К основным функциям данной категории относятся: Аналитические отчеты Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как: Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами: Дополнительные специфические функции Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе.

Критерии выбора системы документооборота При выборе СЭД приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям: Обеспечение функциональности В интернете можно найти достаточно много обзоров, посвященных сравнению различных СЭД. Так как большинство из этих обзоров составлено по заказу тех или иных разработчиков, не стоит слишком серьезно относиться к выводам о том, что та или иная система по своему функционалу превосходит все остальные.

В настоящее время все еще формируется общепринятая терминология для обозначения функциональности СЭД. Кроме того, реализация одних и тех же функций, заявленных различными производителями, может сильно отличаться. Полная функциональность современных СЭД может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса.

Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы, а также системам, позволяющим вносить необходимые изменения или доработки по своему усмотрению. Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации и возможность самостоятельного оперативного внесение изменений.

Начни утро с ! Она базируется на открытом программном обеспечении. По итогам проекта в группе компаний"Россети" автоматизированы процессы размещения, хранения и учета первичных документов по проектам, прошедшим государственную экспертизу.

Совместная работа и подготовка проектов документов. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает . компонентом для системы электронного документооборота «ДЕЛО».

Концептуально система делится на две части: Система базируется на технологиях рис. Платформа состоит из ряда компонентов, необходимых для получения законченных решений. Конечное решение на базе платформы может быть получено или только средствами настройки существующих компонентов платформы, или разработкой новых приложений или решений, либо сочетанием этих двух подходов. Система Рис. Расскажем о них подробнее.

Для руководителя: Не надо следить за своевременностью исполнения задания, система предоставит всю необходимую информацию; - централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов. Любая информация оказывается под рукой в считанные минуты; - возможность накапливать информацию о прохождении процессов и использовать эту информацию для реинжиниринга.

Архитектура платформы

Особенности : Приятная комплексность. Сотрудники работают в единой системе с документами, задачами, поручениями архивом и бюджетом, планируют работу с контрагентами. Подписания и согласования - сертифицированной электронной подписью.

Электронные архивы – неотъемлемая часть системы компьютере – появляется больше одного документа. Выстраивая электронный архив в системе электронного документооборота, бизнес видит . Мы предлагаем проверенную бизнес-логику по электронному документообороту и.

Небольшой коллектив разработчиков за несколько лет превратился в компанию с современным менеджментом, придерживающуюся принципов наступательного развития на рынке. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов, и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне. Для удобства заказчиков платформа совместно с партнерами локализована на нескольких языках.

Система представляет собой комплексное решение для автоматизации всех классов задач по управлению документами и бизнес-процессами на базе единой платформы. Более компаний и организаций на территории России и стран ближнего зарубежья выбрали в качестве системы автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами, среди них: Масштабируемая архитектура, развитые средства , плотная интеграция с -инфраструктурой и другими информационными системами предприятия, а также широкий выбор готовых приложений, позволяют выполнить внедрение системы в минимальные сроки и реализовать все потребности заказчиков.

5 также отличает удобный интерфейс и мощные средства быстрой разработки, в том числе инструменты для визуального конструирования.

Работа в сэд

Для простоты сравнения каждой функции продуктов проставим оценки по пятибалльной шкале. Централизованное хранение документов Суть данного функционала - возможность предоставления актуальной информации любому пользователю системы. При хранении документов в локальных папках на компьютерах пользователей невозможно собрать актуальные данные, поэтому система хранит документы в специализированной базе данных. При анализе СЭД стоит поинтересоваться форматом хранения.

Обеспечивает весь жизненный цикл электронного документа — от компонентов тиражируемого решения, структуры хранилища и классов.

Эта тенденция зародилась достаточно давно, еще в момент создания первых промышленных -систем, но особенно набирает обороты в последние годы, в связи с появлением феномена . В ближайшем будущем интерес к аналитическим решениям в СЭД будет расти, поскольку они позволяют решать жизненно необходимые задачи — оптимизации и повышения эффективности деятельности.

Подготовил Андрей Блинов как инструмент конкурентной борьбы Пожелания заказчиков и тренды развития ЕСМ-систем, когда ЕСМ постепенно становится системой управления самыми разнообразными и наиболее востребованными бизнес-процессами, мотивируют разработчиков постоянно совершенствовать наши продукты, реализовывая функционал, который гораздо шире и охватывает все бизнес-процессы организации.

Интерес к аналитическим решениям растет в последние годы и его можно объяснить стремлением компаний продолжать развитие в условиях жесткой конкуренции. А как сделать бизнес-процессы эффективными? Кроме того, сложная экономическая обстановка выдвигает перед компаниями дополнительные требования к оптимизации и сокращению расходов. Где оптимизировать, что сокращать? В системах документооборота содержится множество информации о деятельности организации: Использование аналитических инструментов для исследования этих данных направлено на решение выше обозначенных задач, а кроме того позволяет сделать прозрачным процесс управления организацией.

Для неструктурированных данных, которыми оперируют -системы, ввод данных обеспечивают системы электронного документооборота, хранение данных — электронные архивы и отчасти те же СЭД, а извлечение полезной информации и знаний — системы бизнес-аналитики.

Инфраструктура современного предприятия. Основные тренды

Ведение электронного архива технической документации — Надежное хранилище Хранение архивных копий документов в осуществляется несколькими способами: Централизованное хранилище может быть распределено по нескольким файл-серверам локальной сети предприятия. Возможно хранение документов на магнитооптических носителях. Хранение документов в централизованном хранилище исключает возможность получения доступа к документам в обход системы, а также сильно упрощает процедуру резервного копирования архива.

Компании «Логика бизнеса» бря года объявила о том, что компания Продукт выполнен в трехуровневой архитектуре из компонентов : создание и редактирование электронных документов,; учет и хранение; значимого электронного документооборота - «Логика ЮЗ ЭДО».

Электронный документооборот Автоматизация документооборота компании, в настоящее время , стала одной из типичных задач компании, стремящейся к автоматизации своего производства, а также всех процессов, протекающих в ней. Данное явление обусловлено тем, что документы в компании — это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому.

Таким образом, эффективность выполнения бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством протекания процессов в рамках жизненного цикла документов. Важность таких ключевых показателей при управлении бизнес-процессами компании, как количество и качество, совместно с развитием технологий автоматизации, неизбежно влечет за собой повсеместное использование электронных документов в организации. Понятие и сущность электронного документа Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности.

Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. С точки зрения ИС документ представляет собой мощный информационный поток, который нуждается в контроле и тщательной организации, если стоит задача совершенствования бизнес-процессов документооборота.

Системы электронного документооборота

Разработчик может включать в процесс вызов подпроцессов из любых имеющихся в системе. Процедура Таймер Счётчик Уведомление. предусмотрены статические и динамические права доступа. Статические права доступа используются для ограничения доступа к таблицам баз данных, в частности для настройки прав на изменение данных в справочниках, а так же для ограничения доступа к некоторым интерфейсам журналам документов, календарям и пр.

Система электронного документооборота и управления документов;; хранилище документов;; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Быстрый перевод документов в электронный вид. Надежное хранение и быстрый поиск. Контроль исполнения поручений. Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы. Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства. В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

Универсальная фронт-офисная система ОПОРА.УФОС (ОТР.УФОС)

Эти преимущества достигаются за счет перевода корпоративного юридически значимого документооборота в электронный вид. Чтобы электронный документооборот сравнялся в правах с бумажным, необходимо организовать его юридическую значимость. Для этого должны быть соблюдены следующие условия: В г. Такая конфигурация позволяет поддерживать актуальность решения за счет получения обновлений, в которых все изменения уже учтены.

Анализ неструктурированных электронных документов как . При этом бизнес-логика, иными словами совокупность правил, к архитектуре с гибким и универсальным хранилищем данных с . состояний документа, что является очень важным компонентом в понимании управления ЭД.

Эти системы обладают различными требованиями, функционалом, логикой, архитектурой и форматом хранения данных. Причём большая часть этих систем создавалась для решения определённых задач и изначально не содержало механизмов интеграции с другими системами. Эта ситуация приводит к целому ряду проблем, например, многократное дублирование хранимой информации, сложность поиска, низкая надёжность хранения и эффективность работы с данными и др.

Решить проблемы способна технология, позволяющая объединить все существующие системы в единое информационное пространство на основе четко формализованных описаний объектов. Первый из них и самый простой основан на использовании единой реляционной базы данных БД в качестве хранилища информации для всех действующих и разрабатываемых систем. Он позволяет получать нужную информацию напрямую из БД и требует только знания структуры хранилища.

Для предоставления возможности работы с произвольной, в том числе и с неструктурированной информацией, необходим другой механизм, который позволяет регистрировать в СЭД данные произвольного типа как электронные документы. Метаданные - это описание электронного документа, однозначно его идентифицирующее, где отражаются его текущие характеристики, необходимые для работы механизмов, осуществляющих автоматизацию документооборота.

Заполнение метаданных можно осуществить несколькими способами. При ручном способе метаданные заносит сам пользователь СЭД. В основу компонента должен быть положен некий математический аппарат, например, нейронная сеть Кохонена, применяемый для решения задач классификации образов путем определения расстояний от объекта до ядра определенного класса [3]. Для"расширения" области применимости требуется предусмотреть возможность определения метаданных из -файла, описанных в определённом формате [2].

Существует и обратная возможность - формирование из метаданных электронного документа -файла и передачи его внешним информационным системам. Содержимое электронного документа - это его информационное наполнение, которое представляется в виде вложенного файла, коллекции файлов, другого электронного документа СЭД или коллекции электронных документов СЭД.

Docsvision - обзор системы электронного документооборота (СЭД) и демонстрация интерфейса

Узнай, как мусор в"мозгах" мешает людям больше зарабатывать, и что можно предпринять, чтобы очистить свои"мозги" от него полностью. Кликни здесь чтобы прочитать!